Guide pratique de la gestion de la paie

Le marché de la gestion de la paie en France est dominé principalement par des prestataires externes spécialisés et des cabinets d’experts comptables ; tous deux prennent en charge pour le compte d’entreprises de tous secteurs d’activités plus de 14 millions de bulletins de salaire chaque année.

 

Gestion de la paie : examen du marché

Selon la taille de l’entreprise, et plus précisément selon le nombre de salariés qu’elle emploie, le marché de la paie se segmente de différentes manières : les éditeurs de logiciels de gestion de paie entre en jeu pour des entreprises de 6 à 9 salariés par exemple tandis que les experts comptables sont majoritaires sur le segment des TPE.

De manière plus générale, il est possible de gérer une politique de gestion de la paie selon plusieurs grandes tendances : en interne, en externe ou encore selon le mode dit ASP. Dès lors, les responsables d’entreprises doivent faire un choix entre ces différentes solutions de gestion et doivent savoir également pourquoi sous-traiter la gestion de la paie.

A cette question, plusieurs réponses apparaissent. Premièrement, le choix de sous-traiter la paie peut provenir d’un simple manque de ressources en interne ou bien du souhait de consacrer les ressources du service RH sur d’autres tâches que la gestion des bulletins de paie. Par ailleurs, la peut répondre à des impératifs de diminution du risque d’erreurs comme à des impératifs de diminution du coût de l’opération. En effet, éditer des bulletins de salaires et procéder aux déclarations fiscales par exemple doit se faire dans des délais précis qui, une fois passés, entraînent des pénalités de retard.

 

Paie : gestion en externe

Sous-traiter la gestion de la paie repose sur un fonctionnement précis et présente un certain nombre d’avantages.
Ainsi, après avoir choisi son prestataire de paie, l’entreprise confie la totalité de la gestion, et n’a dès lors plus à se soucier des formalités.

Elle transmet simplement tous les éléments du salaire de chaque employé en y incluant les parties variables. Le prestataire édite alors les bulletins de paie et prend en charge les formalités déclaratives et enregistre au niveau comptable les opérations.

Les avantages d’un tel mode de fonctionnement sont multiples : le de gestion est souvent moindre que celui réalisé en interne, les prestataires de paie assurent une veille juridique permanente s’assurant ainsi de la conformité des bulletins de salaires. Enfin, ils engagent leur responsabilité et apportent leur assistance en cas de contrôle fiscal ou bien encore ils assurent le respect des délais.

Néanmoins, le responsable d’entreprise peut décider de réaliser en interne les opérations relatives à la gestion de la paie.
Pour ce faire, il dispose de trois voies principales : l’emploi d’un gestionnaire de paie tout d’abord. Il s’agit d’une personne intégré au service comptable par exemple. Il est possible aussi de faire l’acquisition d’un logiciel de paie à moins d’avoir une personne dédiée à cette fonction. Dernière grande solution, le mode ASP (Application Service Provider) ; ce mode de gestion souvent mis en place par des cabinets d’experts comptables propose en somme un logiciel de gestion via Internet avec échanges de données entre le client et le prestataire.

 

Gestion en interne

La gestion de la rémunération individuelle se fonde sur plusieurs éléments : la rémunération de base à laquelle s’ajoute une partie variable. Cette dernière est composée d’un ensemble de primes et gratifications accordée au salarié en fonction de sa performance, de son ancienneté ou encore de son assiduité. On parle alors de liées à la bonne exécution du travail ou bien de liées aux conditions de travail comme de dites de fonctions. Dans tous les cas de figures, quant à la gestion des fiches de paie, ces sont assujetties à l’impôt sur le revenu comme aux cotisations de types CSG et CRDS.

La gestion dela rémunération collective vise à produire un effet d’implication de la part de l’ensemble du personnel d’une entreprise aux résultats notamment financier de celle-ci. Dans ce contexte, une politique d’intéressement rétribue des primes aux salariés en fonction des résultats de l’entreprise tandis qu’un système de participation permet aux employés de bénéficier de primes qui sont liées quant à elles aux bénéfices réalisés. Le PERCO, ou plan d’épargne collectif, apparaît également comme étant une solution efficace de partie variable de la paye de l’ensemble des employés.

Mis à part les systèmes de primes ou d’intéressements, les employeurs ont également à leur disposition une large palette d’avantages en nature qu’ils peuvent accorder aux salariés : logement, nourriture, vêtements, ordinateurs, téléphones portables ou encore participation au frais de transports. Autant d’éléments du système de la rémunération qui possèdent leurs spécificités aux niveaux fiscal, juridique et administratif.

Par ailleurs, si un bulletin de paie doit comporter des mentions obligatoires, l’employeur est tenu également de respecter un certain nombre d’obligations légales comme le respect du SMIC, le respect de conventions collectives ou encore le respect des modalités des heures supplémentaires.

Dans ce contexte, deux secteurs d’activités comportent des spécificités en termes de rémunération. C’est le cas pour la restauration où la durée légale du travail a été aménagée via des accords dits de branche et où le calcul du SMIC hôtelier reste un cas à part ; c’est le cas également pour le secteur associatif qui bien que non lucratif selon la loi de 1901, peut rémunérer certains membres de son bureau et embaucher grâce notamment au dispositif des Chèques Emploi Associatif certains salariés.

 

Que vous ayez fait le choix d’une gestion en interne ou en externe, l’important est de pouvoir comparer les offres, que ce soit celles en logiciel de paie ou celles proposées par des spécialistes de la paie externalisée. Pour ce faire il ne vous prendra qu’une minute pour remplir le questionnaire sur ce site et recevoir gratuitement 4 devis !

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