Comment choisir son prestataire de paie ?

Vous avez décidé d’externaliser la gestion des paies car vous manquez de temps, de personnel ou que vous manquez de qualification dans ce domaine… Mais quel prestataire de paie allez-vous choisir ?

Les différents types de prestataires de paie

Deux grandes solutions s’offrent à vous :

• l’expert-comptable : la plupart des experts-comptables et de leurs cabinets assurent la gestion de la paie. Vérifiez que votre expert-comptable ou qu’un collaborateur de son cabinet soit expérimenté dans ce domaine ;
• une société spécialisée dans la gestion de la paie : certaines travaillent en ligne à l’aide d’une plateforme web dédiée qui vous permet de renseigner les données variables chaque mois (heures de travail, congés…) et d’avoir constamment accès à votre dossier. D’autres vous demanderont un simple fichier de type Excel avec les informations variables du mois.

Avantages et inconvénients de ces solutions

Si vous choisissez un cabinet comptable, celui-ci pourra à la fois effectuer la gestion de la paie et votre comptabilité, ce qui vous permet d’avoir un seul interlocuteur pour ces deux prestations. Ce peut être une bonne solution si vous avez déjà une relation de confiance avec votre expert-comptable et qu’il connaît bien votre entreprise.

Une société spécialisée dans la gestion de la paie ne tiendra pas votre comptabilité, mais vous avez plus de garanties qu’elle connaisse bien les nouvelles réglementations en matière de rémunération des salariés et d’exonérations de charges.

Les points importants dans votre choix

Avant de choisir un prestataire de paie, vous devez vous poser un certain nombre de questions sur vos besoins : ai-je besoin d’un prestataire de paie local, d’avoir un interlocuteur unique qui connaisse mon activité ? Renseignez-vous sur :

• les compétences du prestataire, ses références, pour vous assurer de son sérieux et de son expérience dans ce domaine ;
• la répartition du travail entre le prestataire de paie et vous : qui fera par exemple les déclarations sociales et comment ?
• le coût du prestataire de paie et les paramètres qui font varier ce coût (paiement au bulletin de salaire…) ;
• sa capacité à gérer des paies complexes, variables d’un mois à l’autre ;
• la confidentialité des données que vous allez confier au prestataire de paie, comme les montants des salaires et des primes pratiqués dans votre entreprise ;
• le stockage des données : si vos données sont enregistrées sur un serveur, vous devez pouvoir les récupérer en cas de problème ;
• les différents interlocuteurs qui s’occuperont de votre dossier : aurez-vous un interlocuteur unique ?
• les horaires de travail du prestataire de paie qui doivent être en accord avec votre activité ;
• sa rapidité à traiter les paies et les déclarations sociales de votre entreprise ;
• le logiciel ou la plateforme web utilisée, et la formation à cette interface si nécessaire.