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La gestion de la paie en interne : avantanges et inconvénients

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<p>La gestion administrative de la paie des employés incombe à l'entreprise. Si elle ne dispose pas de compétences en interne, l'entreprise peut avoir recours à l'[externalisation](/externaliser-paie/ "Pourquoi externaliser la paie ). Cependant, au-delà de 25 salariés, il peut être plus avantageux de la traiter en interne. Le gestionnaire de paie saisit les données (absences, congés maladie, primes...) et édite les fiches de paie à l’aide d’un logiciel dédié.</p>
<h3>Les avantages</h3>
<ul>
<li>L’autonomie : l'entreprise, par l'intermédiaire de son gestionnaire de paie, est totalement autonome dans la réalisation de sa paie.</li>
<li>La confidentialité : l’établissement des fiches de paie s’effectuant en interne, la société ne communique aucune données et dispose de l'assurance d'un contrôle total de ses informations.</li>
<li>Un faible coût humain annuel sur du long terme: en choisissant de garder la main sur l'établissement des bulletins de paie, l'entreprise peut réduire ses coûts en profitant d'un salarié dont les compétences pourront éventuellement être utilisées sur d’autres activités.</li>
</ul>
<p>Fiche de paie : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Les inconvénients</h3>
<ul>
<li>Le coût d'acquisition du <a href="/article/logiciel-paie" title="Le logiciel de paie, principe et fonctionnement">logiciel</a> : le logiciel et son exploitation est à la charge de l'entreprise. Il faut compter un investissement initial minimum de 1500 € à 2500 €, auquel il faudra ajouter le prix des mises à jours.</li>
<li>Le coût de maintenance : Il faudra faire appel au service après-vente (maintenance, assistance, conseils, formations) en cas de problème, ce qui représente des coûts supplémentaires pour la société.</li>
<li>Les risques d'erreurs : Devant l'évolution constante de la législation en matière de paye, on estime un taux d'erreur de 40 à 60 % lors de la conception d'une fiche de paie en interne.</li>
<li>La responsabilité de l'entreprise : Les erreurs commises en interne peuvent vous coûter cher (redressement, assignation aux prudhommes, etc.).</li>
</ul>
<h3>Combien ça coûte ?</h3>
<p>Le coût de traitement des paies en internet est fonction de plusieurs critères :</p>
<ul>
<li>La rémunération des salariés dédiés à la conception des fiches de paie (combien sont-ils ? Quel est leur salaire mensuel ?).</li>
<li>Le temps de travail des autres employés liés à la bonne marche du processus (managers, supérieurs, employés eux-mêmes).</li>
<li>Le coût variable du logiciel, sa licence et ses mises à jour.</li>
<li>Le système organisationnel de la société : à quel degré d’automatisation se situe le suivi et la gestion des paies ?</li>
<li>Le coût et la durée de la formation.</li>
</ul>

<p>Afin que le gérant d’une SARL puisse se rémunérer, il doit avant tout réaliser son bulletin de paie. Force est de constater que des règles s’établissent selon que le gérant possède un statut minoritaire ou majoritaire. Voici quelques lignes directrices pour mieux envisager le travail de mise en forme d’une fiche de paie.</p>
<h3>Le bulletin de paie du gérant majoritaire</h3>
<p>Aussi curieux que cela puisse paraître, la fiche de salaire du gérant majoritaire n’existe pas. En effet, étant donné qu’il dépend du régime des travailleurs non salariés (TNS), ce dernier n’est pas soumis à l’obligation d’établir un bulletin de paie d’autant qu’il n’est pas vraiment question de salaire du gérant majoritaire mais de « rémunération du gérant ». C’est à l’occasion de la déclaration commune annuelle des revenus qu’il pourra faire valoir une rémunération puisqu’il déclarera :</p>
<ul>
<li>le calcul des cotisations sociales dues aux caisses RSI et URSSAF</li>
<li>les sommes versées à la contribution sociale généralisée (CSG)</li>
<li>les sommes versées à la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).</li>
</ul>
<p>Fiche de paie : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Comment verser la fiche de paie du gérant majoritaire ?</h3>
<p>Si le gérant décide de se payer (il n’y a aucune obligation à cela) et que les actionnaires sont tous d’accord sur le montant et les calculs, il pourra le faire via les moyens les plus simples : chèque, virement et même espèces. Certes, l’expert comptable préfèrera les deux premières options, à condition toutefois de bien libeller le versement en indiquant « rémunération gérant ». Le salaire n’en sera que mieux affecté. Nous vous conseillons par ailleurs de bien conserver les documents en lien avec les fiches de paie de façon à ce qu’en cas de contrôle tout soit clairement indiqué et en règle. La déclaration annuelle de revenus sera également plus facile à rédiger. Le gros enjeu reste donc de bien prendre conscience que si le gérant n’a pas de fiche de paie à établir, il doit en outre calculer ses cotisations sociales une fois par an et non pas à chaque trimestre.</p>
<h3>Le cas du gérant minoritaire</h3>
<p>Le gérant minoritaire, quant à lui, a l’obligation d’<a href="/article/bulletin-salaire" title="Le bulletin de salaire et ses obligations légales">établir un bulletin de salaire</a> dans lequel les cotisations sociales qui incombent à la SARL et à lui-même doivent clairement figurer. Il doit aussi répertorier sa rémunération nette et brute. On retrouvera donc les indications habituelles comme cela se fait pour un salarié classique. La seule différence étant que le gérant ne bénéficie pas de l’assurance chômage. Il n’oubliera pas non plus d’indiquer sur la fiche de paie les paramètres similaires que ceux des salariés classiques à savoir les primes, les avantages et autres indemnités. Il peut aussi bénéficier de certaines spécificités (frais professionnels, <a href="/article/salaire-individuel-ou-collectif" title="Les avantages en nature, autre partie variable du salaire individuel ou collectif">avantages en nature</a>, dispositifs d’exonérations, intéressement…).</p>

Comment établir la fiche de paie d’un gérant ?

<p>Chaque mois ou à la fin de chaque mission, l’employeur doit remettre à son salarié un <a href="/article/bulletin-salaire" title="Le bulletin de salaire et ses obligations légales">bulletin de paie</a>. Il est désormais autorisé à passer par la voie électronique et à remettre un bulletin de paie dématérialisé a son salarié si celui-ci l’accepte.</p>
<h3>Le bulletin de paie électronique : quels avantages ?</h3>
<p>Le bulletin de paie électronique est autorisé en vertu des <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000020625848&amp;cidTexte=LEGITEXT000006072050" title="article L3243-2 du Code du Travail">articles L. 3243-2</a> et <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000020625846&amp;cidTexte=LEGITEXT000006072050" title="article L3243-4 du Code du Travail">L. 3243-4 du Code du travail</a>, modifiés par l’article 26 de la loi datant du 12 mai 2009. Ce mode de transmission présente de multiples avantages puisque la transmission électronique du bulletin de paie :</p>
<ul>
<li>simplifie le stockage et l’archivage,</li>
<li>diminue vos coûts de traitement et d’envoi de 30 à 50% (impression, mise sous pli, affranchissement),</li>
<li>réduit l’impact environnemental.</li>
</ul>
<p>Il vous est donc possible, sous réserve que vos salariés l’acceptent (ce qui est le cas de 50 à 90% d’entre eux en moyenne), de leur remettre une fiche de paie dématérialisée. L’accord de vos salariés doit être rédigé sur support papier ou électronique et doit comporter :</p>
<ul>
<li>votre dénomination (employeur) et celle du salarié,</li>
<li>la date à laquelle la mise en place de l’envoi du bulletin de paie électronique est effective,</li>
<li>une clause de rétractation pour le cas ou le salarié souhaiterait revenir à la forme papier,</li>
<li>la signature du salarié.</li>
</ul>
<p>Fiche de paie : comparez les fournisseurs</p>

<h3>Quelles contraintes ?</h3>
<p>La transmission du bulletin de paie par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité des données (elles doivent être intégrales, lisibles, authentiques et valides). Pour vous soumettre aux obligations de sécurité et de confidentialité, il est recommandé de proposer des fiches de paie électroniques dans une version PDF ou en lecture seule de façon à assurer les données qu’elles comportent.</p>
<p>La conservation des bulletins de paie électroniques est indispensable.</p>
<ul>
<li>Vous devez conserver le bulletin de paie électronique pendant les 5 années qui suivent son émission dans la mesure où le support informatique offre des garanties de contrôle équivalentes à celles de la fiche de paie papier,</li>
<li>Vous devez mentionner sur le bulletin de paie électronique que vous transmettez à votre salarié qu’il doit le conserver pour une durée illimitée.</li>
</ul>
<p>La législation fiscale recommande que vous conserviez le bulletin de paie, qu’il soit électronique ou non, pendant 6 ans et pendant 10 ans en ce qui concerne la législation commerciale (elle fait office de pièce comptable). En pratique il faut les conserver davantage pour le cas où vous auriez à remettre des certificats ou des attestations à vos salariés ou anciens salariés.</p>
<h3>Quelles solutions de conservation ?</h3>
<ul>
<li>La conservation pérenne du bulletin de paie électronique sera généralement assurée sous un format PDF ou ISO 19005, par exemple, qui garantissent une conservation fiable de longue durée.</li>
<li>Pour une sécurité maximale, vous pouvez avoir recours à un coffre-fort numérique qui permet un archivage sécurisé (système d’archivage électronique, SAE ou encore ERMS).</li>
</ul>
<p>Plusieurs niveaux de sécurité existent, les plus performants utilisant plusieurs systèmes, parfois combinés, par exemple :</p>
<ul>
<li>un code de sécurité,</li>
<li>un réseau sécurisé,</li>
<li>une empreinte du document lors du stockage (hachage),</li>
<li>une signature numérique,</li>
<li>le cryptage des données,</li>
<li>la fragmentation et la répartition des données sur un réseau privé.</li>
</ul>
<p>Ce type de réseau bénéficie de la norme NF Z42-020 qui définit les « spécifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques » (telles que des fiches de paies électroniques) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.</p>
<p>La conservation des bulletins de paie électroniques peut également être assurée par des tiers de confiance qui apportent une valeur juridique aux documents conservés. Il s’agit d’archiveurs certifiés agréés qui se sont vus attribuer la marque NF et qui réponde à la norme NF Z42-013 (au niveau international sous la référence <a href="http://www.afnor.org/dossiers-thematiques/numerique/">ISO 14641-1</a> depuis début 2012). Différents types de contrat d’archivage peuvent vous être proposés par les tiers de confiance en fonction des volumes des bulletins de paie électroniques à archiver, de leur taux de disponibilité, du délai de restitution exigée des documents, etc.</p>

Bulletin de paie électronique : comment assurer sa conservation ?

<p>En proposant de rassembler de manière synthétique dans des cadres spécifiques des informations telles que le montant des cotisations salariales et le coût total pour l’employeur, la fiche de salaire simplifiée proposée par la loi Warsmann du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit va dans le sens des partisans du concept de « salaire complet ».</p>
<h3><strong>Approche libérale de la rémunération</strong></h3>
<p>Le « salaire complet » est un concept au cœur de la double proposition libérale suivante :</p>
<ul>
<li>l’employeur devrait verser à l’employé l’intégralité de son salaire, sans retenue à la source des cotisations sociales (patronales comme salariales)</li>
<li>l’employé est responsable ensuite de choisir les assurances maladie, chômage ou retraite auquel il souhaite cotiser, s’il souhaite cotiser</li>
</ul>
<p>Cette approche témoigne d’une philosophie radicalement opposée à celle actuellement retenue en France : le prélèvement à la source. Le prélèvement à la source présente l’avantage de masquer l’importance de l’effort final demandé en France à chaque citoyen, de rendre les prélèvements obligatoires moins « douloureux ».</p>
<p>Fiche de paie : comparez les fournisseurs</p>

<p>Par opposition, pour les partisans du salaire complet, l’idée est de laisser à chacun la liberté d’effectuer ses propres arbitrages en termes de prévoyance : investissement dans des assurances maladies, retraite, chômage, etc.</p>
<p>Cette proposition est également motivée par un souci de transparence : le salarié, responsable de ses choix de cotisations, sait précisément la part de salaire qu’il affecte à ce budget.</p>
<h3><strong>Salaire complet VS salaire net</strong></h3>
<p>Le salaire complet englobe le coût total de la rémunération versé par l’employeur au salarié.</p>
<p>De manière plus synthétique :</p>
<p><strong>Salaire complet = cotisations patronales + salaire brut</strong></p>
<p>soit</p>
<p><strong>Salaire complet = cotisations patronales + (salaire net + cotisations salariales)</strong></p>
<p>145 = 45 + 80 + 20</p>
<p><em>Note : les chiffres ci-dessus correspondent aux ordres de grandeur pour un salaire brut d’indice 100.</em></p>

Le concept de salaire complet

<p>La <strong>gestion de la paie</strong> est une obligation administrative complexe qui ne tolère aucune erreur réglementaire. Du calcul des cotisations sociales à la transmission de la DSN, s'équiper d'un outil moderne ou externaliser sa gestion vous garantit une <strong>parfaite conformité avec le droit du travail</strong>.</p>

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<p>Pour éditer les fiches de paie de vos collaborateurs, deux grandes approches s'offrent aux entreprises. La première est l'utilisation d'un logiciel de paie en ligne (mode SaaS). Très économique, cette solution offre une grande autonomie à l'employeur pour saisir les variables du mois (heures supplémentaires, congés payés, primes) tout en automatisant les calculs de cotisations patronales et salariales et la génération de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).</p> <p>La seconde approche est l'externalisation de la paie, idéale pour les structures n'ayant pas de gestionnaire de paie en interne. En confiant cette mission à un cabinet comptable ou un prestataire spécialisé, vous vous libérez totalement de la veille juridique et des risques d'erreurs face aux organismes comme l'URSSAF.</p> <p>Le choix dépendra de la complexité de votre convention collective et des compétences disponibles dans votre entreprise pour suivre les évolutions constantes des plafonds et des taux de cotisations.</p> <ul> <li><a href="#" target="_blank" rel="noopener">Comprendre la DSN : obligations, délais et mode d'emploi</a></li> <li><a href="#" target="_blank" rel="noopener">Comparatif : quel coût pour l'externalisation de vos bulletins ?</a></li> </ul>

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