Bulletin de paie électronique : comment assurer sa conservation ?

Chaque mois ou à la fin de chaque mission, l’employeur doit remettre à son salarié un bulletin de paie. Il est désormais autorisé à passer par la voie électronique et à remettre un bulletin de paie dématérialisé a son salarié si celui-ci l’accepte.

Le bulletin de paie électronique : quels avantages ?

Le bulletin de paie électronique est autorisé en vertu des articles L. 3243-2 et L. 3243-4 du Code du travail, modifiés par l’article 26 de la loi datant du 12 mai 2009. Ce mode de transmission présente de multiples avantages puisque la transmission électronique du bulletin de paie :

• simplifie le stockage et l’archivage,
• diminue vos coûts de traitement et d’envoi de 30 à 50% (impression, mise sous pli, affranchissement),
• réduit l’impact environnemental.

Il vous est donc possible, sous réserve que vos salariés l’acceptent (ce qui est le cas de 50 à 90% d’entre eux en moyenne), de leur remettre une fiche de paie dématérialisée. L’accord de vos salariés doit être rédigé sur support papier ou électronique et doit comporter :

• votre dénomination (employeur) et celle du salarié,
• la date à laquelle la mise en place de l’envoi du bulletin de paie électronique est effective,
• une clause de rétractation pour le cas ou le salarié souhaiterait revenir à la forme papier,
• la signature du salarié.

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Quelles contraintes ?

La transmission du bulletin de paie par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité des données (elles doivent être intégrales, lisibles, authentiques et valides). Pour vous soumettre aux obligations de sécurité et de confidentialité, il est recommandé de proposer des fiches de paie électroniques dans une version PDF ou en lecture seule de façon à assurer les données qu’elles comportent.

La conservation des bulletins de paie électroniques est indispensable.

• Vous devez conserver le bulletin de paie électronique pendant les 5 années qui suivent son émission dans la mesure où le support informatique offre des garanties de contrôle équivalentes à celles de la fiche de paie papier,
• Vous devez mentionner sur le bulletin de paie électronique que vous transmettez à votre salarié qu’il doit le conserver pour une durée illimitée.

La législation fiscale recommande que vous conserviez le bulletin de paie, qu’il soit électronique ou non, pendant 6 ans et pendant 10 ans en ce qui concerne la législation commerciale (elle fait office de pièce comptable). En pratique il faut les conserver davantage pour le cas où vous auriez à remettre des certificats ou des attestations à vos salariés ou anciens salariés.

Quelles solutions de conservation ?

• La conservation pérenne du bulletin de paie électronique sera généralement assurée sous un format PDF ou ISO 19005, par exemple, qui garantissent une conservation fiable de longue durée.
• Pour une sécurité maximale, vous pouvez avoir recours à un coffre-fort numérique qui permet un archivage sécurisé (système d’archivage électronique, SAE ou encore ERMS).

Plusieurs niveaux de sécurité existent, les plus performants utilisant plusieurs systèmes, parfois combinés, par exemple :

• un code de sécurité,
• un réseau sécurisé,
• une empreinte du document lors du stockage (hachage),
• une signature numérique,
• le cryptage des données,
• la fragmentation et la répartition des données sur un réseau privé.

Ce type de réseau bénéficie de la norme NF Z42-020 qui définit les « spécifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d'informations numériques » (telles que des fiches de paies électroniques) dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

La conservation des bulletins de paie électroniques peut également être assurée par des tiers de confiance qui apportent une valeur juridique aux documents conservés. Il s’agit d’archiveurs certifiés agréés qui se sont vus attribuer la marque NF et qui réponde à la norme NF Z42-013 (au niveau international sous la référence ISO 14641-1 depuis début 2012). Différents types de contrat d’archivage peuvent vous être proposés par les tiers de confiance en fonction des volumes des bulletins de paie électroniques à archiver, de leur taux de disponibilité, du délai de restitution exigée des documents, etc.