La gestion de la paie en interne, comment ça marche ?

Gérer le poste paie en interne dans une entreprise passe par trois possibilités :

• L’embauche d’un gestionnaire de paie,
• L’achat et l’utilisation d’un logiciel de paie,
• La gestion de la paie en mode dit « ASP ».

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La fonction de gestionnaire de paie en entreprise

Le gestionnaire de paie en entreprise est le plus souvent rattaché au service ressources humaines ou au service administratif et financier.

Il a en charge le traitement et la gestion de la paie en interne et peut en outre avoir des fonctions de comptables.

Il a accomplit les tâches suivantes :

• Le traitement des opérations de paie : édition bulletin de salaire, prise en compte des variables, indemnités, congés maladie etc.
• Traitement juridique en interne des informations sociales : cotisations, caisses …
• Tenue d’un tableau de bord de gestion de paie faisant état des paiements et du suivi des opérations.

Le principal avantage d'internaliser la gestion de paie est l’autonomie totale qu’elle représente. Tout le procédé peut être géré en interne.

Néanmoins, un certain nombre d’inconvénients existent, venant favoriser d’autres solutions comme l’externalisation ou encore le recours à l’utilisation d’un logiciel de paie.

En effet, un gestionnaire de paie :

• Ne dispose nécessairement de la même expertise que des prestataires spécialisés et expérimentés,
• Peut faire des erreurs qui engendrent des pénalités de retard par exemple,
• Engage la responsabilité de l’entreprise qui l’emploi dans le cas de contrôles URSSAF,
• Doit se tenir très régulièrement informé des évolutions du cadre juridique du travail, des conventions collectives, des taux d’imposition, des cotisations etc.

Outils de gestion de paie en interne : les logiciels de paie

Pour un investissement se situant entre 1 000 € et 2 000 € selon les éditeurs, les logiciels de gestion de paie sont des solutions performantes.

Une fois installé sur un ou plusieurs ordinateurs dans l’entreprise, le fonctionnement est le suivant :

• Saisie mensuelle des données,
• Impression des bulletins et des déclarations sociales,
• Edition des fiches de paie.

Ces logiciels permettent donc de :

• Etablir des bulletins de paie de manière autonome,
• Procéder aux déclarations,
• Faire état des charges, cotisations, congés maladie etc.

Outre le coût d’acquisition du logiciel, il est nécessaire de prévoir des dépenses supplémentaires comme les frais de mises à jours (en matière de social on dénombre actuellement une quinzaine de mises à jours annuelles) ou encore les frais de formation du personnel.

L’utilisation d’un logiciel en gestion de paie présente de nombreux avantages comme :

• L’autonomie totale hormis les besoins en formation,
• L’accès aux données illimité et à n’importe quel moment ou jour,
• Les frais supplémentaires se cantonnent aux mises à jour et à la formation initiale obligatoire.

De la même manière que pour le poste de gestionnaire de paie, l’utilisation d’un logiciel spécialisé revêt quelques inconvénients que l’entreprise doit connaître.

En effet, des erreurs sont possibles en interne et des pénalités de retards peuvent advenir. Le ou les personnes en charge de l’utilisation du logiciel se doivent d’être parfaitement informées sur les évolutions juridiques et sociales du travail.

Concernant le coût total de l’utilisation d’un logiciel de ce type (comme SAGE, CIEL, ou encore CEGID), plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• L’investissement initial se situe dans une fourchette large allant de 300 € à 2 500 €,
• Les frais de mise à jour représentent environ 50 % du prix d’achat du logiciel,
• Le coût de la formation des personnes en interne et du paramétrage est compris dans une fourchette allant de 300 € à 1 000 €.

Zoom produit

• Logiciel CIEL PAYE :
• Gestion des fiches de paie jusqu’à 20 salariés,
• Journal, livre de paie,
• Prise en compte des évolutions des cotisations (loi Fillon par exemple),
• Différents modèles de bulletins de paie préenregistrés : cadre, apprenti etc.
• Gestion du DIF : Droit Individuel à la Formation,
• Gestion de la DUCS,
• Edition d’attestation, de solde de tout compte,
• Gestion des absences (congés, congés maladie, RTT…)

Prix HT : 250 € HT hors frais de mises à jour.

• Logiciel SAGE :
• Gestion des fiches de paie en interne jusqu’à 40 salariés et deux établissements,
• Modèles de bulletins pour les différents statuts des salariés de l’entreprise,
• Déclaration DUCS,
• Déclarations sociales trimestrielles,
• Gestion du DIF,

Prix HT : 950 € hors coût de mises à jour. Compter 450 € de souscription annuelle incluant les mises à jour.

• Logiciel CEGID :
• Dossier individuel par thème : identité, état civil, emploi, affectation, profil, contrats, fiscal etc.
• Gestion des banques pour les salaires, les frais avec les RIB des salariés
• Procédé de traitement des embauches et des départs,
• Plan de paie paramétré
• Mise à jour légale automatique
• Récupération et traitement des éléments variables de la paie,
• Saisie des absences
• Nombre illimité de bulletins à gérer et éditer,

Prix HT : environ 1 600 € HT.

ASP signifie « Application Service Provider ».

Il s’agit en fait de procéder aux opérations complètes de gestion de la paie sur Internet, grâce à une connexion sécurisée et personnalisée via à un serveur spécialement dédié.

Le mode ASP est proposé à la fois par les cabinets d’experts comptables comme par les sociétés spécialisées en gestion de paie.

Il y a en outre la possibilité d’échanger avec le prestataire qui conseille et guide lors des différentes opérations.

Ce mode de gestion en interne revient en quelque sorte à utiliser un logiciel sans pour autant en faire l’acquisition.

Il permet d’effectuer plusieurs types d’opérations à distance :

• • Saisie des données mensuelles relatives aux paiements de salaires,
• Edition des bulletins de salaires,
• Traitement des versements,
• Tenue d’un journal de bord etc.

Une simple interface Web suffit donc pour gérer ces différentes opérations.

Les avantages sont :

• • Pas d’achat de logiciel,
• Paiement mensuel en fonction du nombre d’opérations effectuées,
• Sauvegarde en ligne des données : grande capacité de stockage et confidentialité des données respectée,
• Gestion autonome et accès illimité et 24h/24.

Le mode de gestion de paie nécessite en revanche l’emploi d’un salarié dédié à ces fonctions, avec l’obligation de le former à l’utilisation de cette application en ligne.

Néanmoins cette solution en interne reste économiquement avantageuse pour l’entreprise car le coût d’acquisition est nul, un abonnement suffit et une tarification horaire relativement basse (entre 2 € et 7 €/h) est la règle.