Externalisation paie, comparer les solutions

Choisissez l’externalisation paie pour votre entreprise afin de vous prémunir contre tout risque d’erreur, d’oubli ou de retard. Selon la taille de votre entreprise, le nombre de bulletins de paie à traiter et les compétences techniques des personnes chargées de la saisie, cette externalisation paie pourra être totale ou partielle.

Externalisation partielle :

Avec une externalisation paie partielle, une personne de votre entreprise se charge de la saisie (sur un logiciel en mode ASP) et de l’édition des documents courants (bulletin de paie, journal des salaires, etc.). Un collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable (ou un employé d’une entreprise spécialisée dans le traitement des paies) supervise les écritures à saisir et complète les bordereaux sociaux ainsi que les documents annexes.

Dans le cadre de cette externalisation de la paie, la partie de la gestion des paies réalisée en interne est souvent assurée par une personne en parallèle de la saisie des écritures comptables. Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel de paie et de comptabilité provenant d’un même éditeur permet d’intégrer les écritures sociales sans avoir à les saisir manuellement. Le gain de temps et surtout l’absence d’erreur constituent le grand avantage de ce système.

L’avantage majeur de cette forme d’externalisation comptable est un coût moins élevé que pour une externalisation totale. Cependant, il faut noter que la saisie reste à votre charge et peut vous prendre du temps. De plus, vous ne bénéficiez pas du même niveau de fiabilité car vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur dans la saisie des données.

Externalisation paie totale :

Dans le cas d’une externalisation paie totale, une personne de votre entreprise se charge de collecter les données liées aux salaires (heures travaillées, absences et congés, primes, etc.) Ensuite, un collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable (ou celui d’un prestataire de service spécialisé dans le traitement des bulletins de paie) se charge de la conception et de l’édition des bulletins de salaire. Une fois les paies contrôlées, vous procédez à leur paiement. Toutes les autres missions classiques liées à la gestion des salaires sont assurées par ce même prestataire.

Avec cette externalisation paie, tous les bulletins de paie et les écritures comptables sont préparés par une personne dont les compétences sont prouvées et validées. L’expert comptable ou le prestataire de sous-traitance paie pourra consulter les données saisies et vous adresser régulièrement des tableaux de bord de suivi des paies : analyse des absences, etc.

Ce système d’externalisation comptable présente un grand nombre d’avantages pour vous et pour votre entreprise :

  • Un recentrage de votre service RH vers des activités plus stratégiques comme le recrutement ou la gestion des carrières, par exemple.
  • Une baisse des risques (erreurs, non respect de la législation, retards, oublis, …).
  • Une réduction de coûts : passage d’un coût fixe à un coût variable en fonction du nombre de salariés, plus d’investissement lié aux logiciels de gestion, bulletin de paie en ligne…

Le principal avantage de cette externalisation paie est la fiabilité et la sécurité apportées par le cabinet d’expertise comptable ou de gestion de la paie. En effet, le droit du travail et la législation sociale évoluent régulièrement, c’est pourquoi, il faut réaliser un grand travail de veille pour être sûr d’être parfaitement en conformité avec la loi. Vous manquez de temps, cela n’est pas votre cœur de métier, autant de raisons qui vous confortent dans le choix de l’externalisation.

Si l’externalisation totale ou partielle vous intéresse, comparer les offres et les tarifs des prestataires en réalisant plusieurs demandes de devis en externalisation paie. Vous pouvez également vérifier les références clients de chaque sous-traitant, cela peut vous permettre d’évaluer la qualité de son travail.