Traitement de la paie, comment ça marche ?

gestion paieQuand on parle de  gestion de la paie, on pense aux bulletins de paie. Or cela ne se résume pas seulement à la conception des feuilles de paie et au paiement des salaires. L’édition des bulletins de paie n’est que la partie visible d’un travail où les aspects juridiques, comptables et sociaux se rejoignent.

La gestion de la paie est donc une mission à forte valeur ajoutée qui doit être traitée avec rigueur. Elle peut être réalisée en interne, ou en gestion externalisée auprès d’une entreprise de sous-traitance de la paie, ou encore menée conjointement par votre personnel et un expert comptable ou un avocat.

L’aspect principal de la gestion de la paye

La gestion des paies regroupe un certain nombre de tâches diverses qui visent à une chose : fournir au salarié la rémunération qui lui est due en temps et en heure. Pour cela, chaque mois, la personne chargée de la gestion de la paye accomplit plusieurs missions indispensables :

  • collecte et contrôle des heures de travail,
  • calcul des jours ouvrés pour déterminer les primes de panier si votre activité est soumise à cette obligation, etc.

Ensuite, la saisie de ces données est réalisée sur un logiciel de traitement de la paie (acheté par l’entreprise, disponible en ASP ou celui du prestataire de services si la gestion des fiches de paye est externalisée). Puis les bulletins de paie sont édités en accord avec la législation (cotisations salariales et patronales, taxes, coefficients…). Il ne reste plus qu’à fournir à la banque les montants à virer sur le compte de chacun des employés ou bien faire les chèques correspondants.

En cas de gestion externalisée, la société de gestion de la paie doit s’acquitter de différentes tâches connexes obligatoires et à échéances régulières :

  • chaque mois, l’édition des salaires fait l’objet d’écritures sociales à saisir sur le logiciel de comptabilité.
  • à chaque période concernée, la personne chargée de la gestion paie PME doit également déterminer, compléter et régler les bordereaux de charges sociales.
  • chaque année, différents documents doivent être complétés (taxe sur les salaires, DADS, taxe professionnelle, etc.).

La gestion de la paie est une mission qui s’inscrit dans un domaine plus vaste : la gestion sociale. Pour mieux comprendre son interconnexion avec les autres domaines des ressources humaines et de la gestion du personnel, il est intéressant de se pencher sur les aspects sociaux et juridiques associés à la gestion de la paye.

L’aspect social de la gestion des salariés

Un service d’externalisation de lapaie peut aussi traiter toutes les demandes émises par le salarié : demande de congés spéciaux ou légaux, souhait de formation, etc. Idéalement, les contrats et courriers liés aux missions juridiques et sociales devront être supervisés par un expert comptable ou un avocat.

aspect juridique de la gestion de la paieGestion de la paie et aspect juridique

Préalablement à la gestion de la paie, il y a l’embauche et notamment la préparation du contrat de travail. Vous pouvez décider de le faire vous-même, de le confier à l’un de vos employés, à un expert comptable ou à un avocat.

Cette formalité remplie, la personne chargée des dossiers du personnel et de la gestion de paie TPE accomplit les différentes démarches liées à l’embauche : DUE (déclaration unique d’embauche) adressée à l’URSSAF, visite médicale d’embauche, inscription du salarié aux différentes caisses sociales obligatoires, etc.

En fin de contrat, cette même personne veillera à l’édition des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Assedic, solde de tout compte s’il y a lieu). Attention, ces missions peuvent difficilement être confiées à un employé administratif classique. Ce dernier doit au moins avoir reçu une formation spécifique en gestion RH .

Parallèlement à ces tâches juridiques formelles, il convient de traiter toutes les missions liées à la réglementation sociale. Ainsi, la personne chargée des dossiers du personnel doit également respecter et faire respecter les lois et règlements issus du Code du Travail, de la Convention Collective ou de l’Accord de branche applicable dans l’entreprise et du règlement intérieur.

A ce sujet, il est important de souligner que la plupart des litiges prud’homaux proviennent d’une méconnaissance des droits des salariés. Dans 80 % des cas, un expert comptable, un avocat, un conseiller social ou le service de gestion de la paie auquel vous faîtes appel et qui tient compte de la réglementation en vigueur, aurait pu vous éviter les frais et les déplaisirs d’un procès.

Toutes ces missions exigent une parfaite connaissance et maîtrise de la comptabilité et de la gestion de la paie. Elles sont donc de préférence réalisées par un comptable, le collaborateur d’un cabinet d’expertise comptable ou celui d’une entreprise d’externalisation de la paie.
Pour externaliser tout ou partie de votre traitement des salaires, pensez à réaliser plusieurs demandes de devis en gestion de la paie.