Fiche de paie pour associations : CEA et autres critères

Responsable d’association, vous employez du personnel rémunéré et souhaitez éviter les formalités administratives que cela implique. Le dispositif Chèque Emploi Associatif ou CEA a été créé pour alléger toutes les démarches liées à la rémunération des salariés d’association et se charge des fiches de paie pour association. Ce service est proposé par le réseau URSSAF, sous certaines conditions. Si vous n’y répondez pas, il ne reste plus qu’à recruter en interne le personnel compétent ou à externaliser l’établissement de vos fiches de paie pour association.

Le CEA : un substitut aux fiches de paie pour association

Le CEA s’adresse aux associations qui :

  • emploient ou ont employé au maximum neuf salariés au cours des derniers mois et qui, comme une entreprise, se doivent d’établir des fiches de paie pour association.
  • ont obtenu l’accord desdits salariés
  • possèdent un numéro de SIRET
  • n’emploient pas d’intermittents ou techniciens du spectacle

L’association peut réaliser les formalités d’embauche, comme le contrat de travail et la déclaration préalable à l’embauche, grâce à une procédure en ligne. Pour toutes les déclarations sociales (sécurité sociale, retraite, assurance chômage…), vous n’avez alors qu’un seul interlocuteur : le centre national Chèque Emploi Associatif. Toutes vos déclarations sont réalisées à l’aide d’un document unique : le volet social. Le règlement s’effectue par un prélèvement automatique et vous n’avez pas besoin d’établir des fiches de paie pour association car le centre CEA s’en charge ! Il transmet aux salariés des attestations d’emploi faisant office de fiches de paie pour association.

L’adhésion au dispositif

Pour que votre association puisse utiliser le CEA, il vous faut adhérer à ce service, soit directement en ligne, soit en vous adressant à votre URSSAF ou à votre banque. Une fois les formalités remplies, votre banque vous adresse un carnet « Chèque Emploi Associatif » au nom de votre association.

Une fois que vous avez adhéré au service, il vous restera à remplir :

  • un volet « identification du salarié » pour chaque salarié de l’association. Ce volet sert de contrat de travail et de déclaration préalable d’embauche ;
  • le chèque qui sert à rémunérer votre salarié et qui ressemble beaucoup à un chèque de banque ; il est encaissé par votre salarié, mais vous pouvez aussi choisir de payer votre salarié avec un chèque de l’association ou par virement ;
  • le volet social qui contient toutes les informations nécessaires pour établir l’attestation d’emploi et pour calculer les cotisations sociales dues. L’URSSAF réalise son prélèvement chaque mois directement sur votre compte. L’attestation d’emploi a la même fonction que la feuille de paie.

La plupart de vos formalités se réalisent en ligne sur le site dédié au CEA.

Vous ne répondez pas aux critères

Vous ne répondez pas aux conditions d’utilisation du chèque associatif ou ne souhaitez pas adhérer au dispositif ? Votre association est alors soumise aux règles administratives et fiscales d’une entreprise de droit privé. Si vous possédez la compétence en interne, vous devrez donc établir vous-même vos fiches de paie pour association et faire l’acquisition d’un logiciel de paie, mais cela a un coût, non négligeable pour le budget d’une association. La meilleure option est sans doute d’externaliser partiellement ou totalement l’établissement des paies afin que les fiches de paie pour association soient réalisées par des professionnels, selon les règles de l’art. Pour cela, mettez en concurrence les offres des prestataires spécialisés en demandant à recevoir gratuitement plusieurs devis.