Gestion de la paie, comment réduire votre facture ?

La gestion de la paie et l’administration du personnel représente en moyenne 30 % des coûts imputés au budget RH. Ce chiffre est toutefois à modérer car le pourcentage peut varier en fonction de la masse salariale, des spécificités de rémunération (primes…), du secteur d’activité, de la complexité de la législation…

La première chose à faire pour optimiser vos coûts de gestion de la paye est d’évaluer ce pourcentage et donc le coût de revient du traitement de la paie.

En fonction de la méthode utilisée pour gérer vos paies, les solutions envisageables pour réduire les coûts sont différentes.

La gestion de la paie en interne

Si vous avez opté pour une gestion de la paie en interne, vos coûts proviennent essentiellement de :

  • frais de personnel (personne dédiée à plein temps ou en partie au traitement des salaires),
  • achat de logiciel de paie et des mises à jour pour assurer une conformité avec la loi,
  • formation du personnel RH aux nouveautés réglementaires…,
  • aide juridique extérieure éventuelle pour garantir la sécurité et la fiabilité (rédaction des contrats, conflits avec les salariés…)…
A savoir
Une paie conforme et sans erreur : risque de contentieux supprimés.

L’achat d’un logiciel de gestion pour traiter la paie d’une TPE ou PME représente un investissement qu’il vous faut réaliser au départ. Le coût de revient est ensuite plus faible.

Il faut noter une chose importante : tous les coûts de gestion liés à la paie et énoncés ci-dessus, hors assistance juridique, sont des coûts fixes. Ainsi, quel que soit le nombre de vos salariés, le prix de revient du traitement des salaires ne varie pas.

La solution à cela peut être l’externalisation totale ou partielle de la gestion de la paie auprès d’un cabinet d’expertise comptable ou d’une entreprise spécialisée en gestion des paies. En plus d’un gain d’argent (en moyenne de 10 à 30 %), vous gagnez également en fiabilité avec des bulletins de paie répondant aux normes. A noter que 4 entreprises sur 10 commettent des erreurs sur leurs fiches de paie.

Gérer la paie avec un logiciel en ASP

La gestion de la paie réalisée avec une interface logicielle en ASP (Application Service Provider) sur internet, s’appuie sur l’utilisation d’un logiciel en ligne. Avec cette solution, vous rentrez vos informations sur le logiciel via une connexion internet et éditez de façon autonome vos bulletins de paie. Cette technique de fiche de paie en ligne , vous permet d’économiser le prix du logiciel. Vous payez un abonnement, généralement mensuel, pour utiliser ce service.

En plus de l’abonnement à la solution ASP de gestion, vous devez ajouter plusieurs postes de dépense si vous souhaitez que les salaires soient correctement traités  :

  • le paramétrage de votre compte,
  • la formation de votre ou vos salariés à l’utilisation de cet outil,
  • un coût variable par bulletin de salaire et pour chaque opération supplémentaire : départ, arrivée…
  • l’assistance juridique facturée à l’heure (en option)…

Autre méthode de gestion : la paie externalisée

Ce système de gestion de fiche de paie peut être économique si vous avez peu de salariés, peu de départs, d’arrivées… Toutefois, vous pouvez aussi comparer le coût de ce système avec une externalisation totale de la paie.

Le tarif par salarié est plus important que dans le cadre d’un logiciel en ASP mais vous ne payez pas l’assistance juridique, vous n’avez plus besoin de déléguer une personne en interne à cette tâche…

Ainsi, la meilleure solution pour réduire vos coûts de gestion de bulletin de paie sans perdre en expertise et en qualité est de comparer ces trois systèmes de traitement des salaires possibles et ce chez plusieurs prestataires.

En réalisant plusieurs demandes de devis en gestion de la paie, vous pouvez avoir une meilleure visibilité sur les prix et les prestations. Attention toutefois à ne pas privilégier le prix au détriment des services fournis tels que la qualité, la fiabilité, la sécurité…