Le logiciel de paie, principe et fonctionnement

Si la paie est gérée en interne dans votre entreprise, vous aurez certainement besoin d’acquérir un logiciel de paie. Quel est l’intérêt d’un tel logiciel et quelles fonctions peut-il remplir ?

Utilité d’un logiciel de paie

Un logiciel de paie permet d’éditer les fiches de paie de vos employés de manière automatisée et simplifiée. L’intérêt de l’utilisation d’un logiciel de paie est multiple :

  • un gain de temps et plus de rigueur par rapport à un tableau Excel conçu en interne ;
  • des données sociales généralement fiables ;
  • les données sont sécurisées grâce à des systèmes de sauvegarde mis à disposition ;
  • les écritures peuvent être transférées dans le logiciel utilisé pour la comptabilité de votre entreprise si vous avez opté pour les logiciels du même fournisseur (Ciel, Sage…) ;
  • la préparation automatique des bordereaux de cotisation ;
  • possibilité de télédéclaration (déclaration automatisée) des données sociales unifiées : par exemple, la DADS-U peut être directement extraite du logiciel de paie pour être transmise en ligne en utilisant le site net-entreprises ;
  • une gestion interne de la feuille de paie : vous maîtrisez toutes les données et ne dépendez d’aucune personne extérieure à l’entreprise.

Fonctionnement du logiciel

Une fois que vous avez acheté le logiciel de paie, vous devez l’installer sur un ou plusieurs postes informatiques de votre entreprise. Une formation au logiciel est nécessaire et peut être proposée par le fournisseur.

Tous les mois, la personne en charge de la paie relève les informations du mois concernant chaque salarié : heures travaillées, heures supplémentaires effectuées, absences, etc, et elle entre ces données dans le logiciel de paie. Les bulletins de salaires sont alors produits directement par le logiciel.
Certains logiciels vous permettent de préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les déclarations uniques d’embauche (DUE), d’avoir accès à des documents types (contrat de travail, solde de tout compte…)… Leurs fonctionnalités sont nombreuses.

Diversité de l’offre

Il existe un grand nombre de logiciels de paie disponibles sur le marché. Du logiciel de base qui fait essentiellement l’édition des bulletins de paie à des logiciels qui incluent des fonctions supplémentaires, comme la télétransmission des déclarations, avec des fonctions adaptées à un secteur d’activité particulier (le BTP…), le choix est très vaste !

Certains logiciels vont encore plus loin et permettent la gestion de vos ressources humaines, avec la gestion des emplois du temps, de la formation, des carrières et des compétences…

D’autres logiciels de paie sont collaboratifs : vos salariés peuvent l’utiliser pour vous envoyer directement leurs demandes de congés et transmettre leurs notes de frais sans qu’elles aient besoin d’être saisies à nouveau par le gestionnaire de paie.

Choisir son logiciel de paie

Avant de faire votre choix, comparez les prix, les fonctionnalités, l’assistance proposée par le fournisseur et tenez compte des autres logiciels présents dans l’entreprise (comptabilité par exemple) afin d’avoir le maximum de compatibilité entre les logiciels.

Enfin, si vous hésitez entre plusieurs logiciels de paie, n’hésitez pas à demander son avis à un spécialiste, comme votre expert-comptable, pour savoir lequel est le plus adapté à votre entreprise. Vous pouvez également demander à recevoir gratuitement plusieurs devis afin de comparer les offres.