Sous-traitance de la paie : comment ça marche ?

Vous avez décidé d’externaliser la gestion de la paie de votre entreprise pour vous faciliter la tâche du point de vue administratif et informatique, et limiter vos risques d’erreurs. Comment la sous-traitance des paies cela va-t-elle se passer ?

Le principe de la sous-traitance de paie totale

Dans le cas d’une externalisation totale, votre prestataire, expert-comptable ou société spécialisée dans la gestion de la paie, prend totalement en charge le traitement des salaires. C’est donc lui qui est responsable des erreurs qu’il pourrait commettre. Il faut cependant que vous lui adressiez des informations valables.

Une sous-traitance de paie implique de transmettre, chaque mois, vos données au gestionnaire qui s’occupe de votre dossier, par exemple par mail avec un fichier de type Excel qui concentre les informations mensuelles.

Le rôle du prestataire dans l’externalisation totale

Dans le cadre d’une sous-traitance des paies, il est important de définir, au moment de signer le contrat avec un prestataire, le rôle de chacun et les données qu’il faudra lui fournir périodiquement. En plus de réaliser les fiches de paie, votre prestataire peut rédiger de nombreux courriers et attestations, comme :

  • les attestations pour le Pôle Emploi ;
  • les certificats de travail ;
  • les soldes de tout compte ;
  • les courriers de suivi du DIF (droit individuel à la formation) ;
  • les courriers indiquant le montant net imposable…

Le prestataire paramètre le logiciel de paie en fonction de vos données, il crée les salariés, édite leurs feuilles de paie et prépare vos déclarations pour les cotisations sociales.

Votre prestataire se charge également de sécuriser et de conserver les données informatiques qui vous concernent.

Le principe de l’externalisation partielle

Vous pouvez aussi choisir d’externaliser uniquement le système informatique de gestion de la paie : il s’agit alors d’une externalisation partielle. Vous restez alors responsable des erreurs que vous pourriez commettre.

Opter pour une sous-traitance de paie partielle nécessite d’être formé au logiciel utilisé. Vous n’avez pas de frais d’achat et de maintenance de logiciel, mais payez un abonnement au service. Vous n’avez besoin que d’un poste informatique connecté avec le logiciel prestataire, en général via Internet.

Chaque mois, vous saisissez les données variables pour établir les feuilles de paie, comme :

  • les heures travaillées ;
  • les heures supplémentaires ;
  • les congés et absences…

Pour des paies complexes et très variables, vérifiez que la sous-traitance de paie partielle est adaptée et que tous les paramètres de la feuille de paie seront bien pris en compte.

Le virement du salaire est généralement effectué par vous-même ; vous devrez donc saisir à nouveau les montants selon le format exigé par votre banque.

Le rôle du prestataire dans l’externalisation partielle

Le fournisseur de la plateforme peut vous fournir des conseils juridiques sur la gestion de la paie, si vous avez un problème particulier, par exemple en cas de rupture de contrat.

Le prestataire peut aussi paramétrer le logiciel au démarrage pour votre entreprise, mais ensuite ce sera à vous de rentrer toutes les données. En cas de problème, vous avez accès à une hotline.

Même si vous avez adopté la sous-traitance de la paie, vous pouvez choisir d’imprimer vous-mêmes les bulletins de salaire et de les distribuer à vos salariés. Vous pouvez également demander à votre prestataire de s’en charger. Vos données sont stockées à l’extérieur de l’entreprise, sur un serveur.